af fuldmægtig Peter Riis, KLs økonomiske sekretariat, og konsulent Rikke Thorlund Haahr, KLs kontor for økonomiske analyser og erhverv

Indkøb skal endnu højere op på den kommunale dagsorden. Budskabet var klart, da KL og kommunerne den 20. januar diskuterede den nye fælleskommunale indkøbsstrategi på et arbejdsseminar. Emnerne var blandt andet nye muligheder for fælles indkøb, effektiv intern
organisering, SKIs (Staten og Kommunernes Indkøbs Service) fremtidige rolle og øget dokumentation af kommunernes indkøb

Der er sket rigtig meget på indkøbsfronten i kommunerne de seneste år. Næsten alle kommuner deltager nu i et indkøbsfællesskab med andre kommuner, og rigtig mange kommuner har styrket deres organisering af indkøbet markant. Udgangspunktet for den fælleskommunale indkøbsstrategi er dog, at alle kommuner kan og skal effektivisere indkøbet yderligere.
Strategien indeholder otte målsætninger. Vi vil her fremhæve tre udfordringer, der til dels går på tværs af strategiens målsætninger: Tværkommunale indkøb på tværs af alle kommuner, indkøb i klynger af kommuner samt indkøbet i den enkelte kommune.  


Tværkommunale indkøb

Kan alle kommuner i fællesskab på tværs af landet lave fælles indkøbsaftaler?

På rigtig mange indkøbsområder er der markedshensyn eller lokalpolitiske hensyn der gør, at det ikke vil være en farbar vej. Men på andre områder vil disse potentielle ulemper ikke i samme grad være til stede, mens der til gengæld kan være betragtelige fordele i form af
for eksempel bedre priser og mindre administrationsudgifter.
De indkøbsområder, der har været drøftet mest mellem KL , indkøbschefer og kommunaldirektører, er tele- og datakommunikation, elektricitet, gas og hardware. Og som det fremgår af tabellen, er der tale om tunge poster i det kommunale indkøb.

Disse indkøbsområder er karakteriseret ved en høj grad af standardiserbarhed. Det vil sige, at selve produktet og de serviceydelser, som knytter sig til det, i vid udstrækning er de samme
på tværs af kommunegrænserne. Det er en central målsætning i strategien, at der skal etableres tværkommunale indkøbsaftaler på i første omgang et par indkøbsområder. 
 

Digitale klynger og indkøbsfællesskaber

Kommunerne går i stadig større omfang sammen i geografiske indkøbsfællesskaber. Senest er de 17 kommuner i Region Sjælland gået sammen. For de øvrige fællesskabers vedkommende er det dog ikke regionsgrænserne, der bestemmer medlemskaberne, som det også fremgår af
Danmarkskortet.
Indkøbsfællesskaberne er succeser, ikke mindst fordi de skaber administrative besparelser for de enkelte kommuner, når man laver fælles udbud. Spørgsmålet er, om kommunerne ikke kan blive endnu bedre til at gå sammen om indkøbsopgaverne. Hvorfor skal en kommune i
Vestjylland, der står over for at skulle købe nye biler til ældreplejen, ikke kunne gå sammen med kommuner på Fyn eller Sjælland, som står i samme situation, og dermed både løfte udbudsopgaven sammen og potentielt få en bedre pris med en større volumen.
En vigtig del af den nye indkøbsstrategi er, at der skal udvikles et digitalt værktøj, som giver kommunerne mulighed for at finde sammen i sådanne "digitale klynger" på tværs af landet. Idéen er, at hvis alle kommuner lægger deres planer om fremtidige udbud ind i et fælles
kalenderværktøj, vil hver enkelt kommune få mulighed for at finde udbudspartnere på tværs af landet. 
 

Den effektive indkøbsorganisation

En effektiv indkøbsorganisation er en forudsætning for at indgå og implementere fordelagtige indkøbsaftaler i den enkelte kommune.
Effektiv implementering af aftaler er ikke mindst en forudsætning for at kunne indgå forpligtende aftaler med leverandører. Hvis ikke der er sikret en sådan implementering, kan der ikke opnås de ønskede resultater. Det betyder, at pengene ikke spares ude på den enkelte institution, og at det vil være svært at opnå tilsvarende priser, når der skal indgås efterfølgende aftaler med leverandører.

Der er stor forskel på, hvordan indkøb er organiseret i kommunerne, og hvor meget fokus der har været på at etablere en professionel og effektiv indkøbsorganisation. For eksempel er der forskel på, hvor centralt placeret en indkøbsafdeling er, hvor stor en del af de kommunale indkøb indkøbsafdelingen er involveret i, om der er formuleret en indkøbspolitik, og hvordan den i så fald er kommunikeret til resten af organisationen. I forlængelse af arbejdsseminaret vil KL og en række kommuner arbejde videre med udvikling af forskellige værktøjer til brug for udvikling af den kommunale indkøbsorganisation. 
 

Det videre arbejde

Som nævnt i indledningen sker implementeringen af indkøbsstrategien gennem en række initiativer. Udover de initiativer, som vi har nævnt ovenfor, ses der også nærmere på muligheden for at understøtte udviklingen af kommunale indkøbsfællesskaber. Desuden er der en stadig
dialog med SKI om, hvordan deres aftaler og øvrige ydelser kan understøtte den fælleskommunale strategi.
Strategien og implementeringen af den vil blive fuldt op på endnu et seminar i efteråret 2009.

(I Nyhedsmagasinet Danske Kommuner den 5. februar 2009)